Démystifier la Gestion documentaire • Juris Concept

Démystifier la Gestion documentaire

Oct 4, 2017

La gestion documentaire est un élément important de toute organisation. Il faut être en mesure de retrouver et d’accéder rapidement à l’information, au courriel, la procédure ou le formulaire recherché. Autrement, nos journées au travail sont longues et frustrantes. La Gestion documentaire avec JurisÉvolution est un outil très complet.

Voici des éléments-clés à connaître pour bénéficier de votre outil de gestion documentaire pleinement!

Sauvegarde des documents

Où sont mes répertoires? Les répertoires ne sont pas visibles comme ils le sont traditionnellement. Un système de classement structuré et bien organisé est toutefois bien présent répondant au besoin exprimé par les articles 15 et 16 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats. Le classement de vos documents avec JurisÉvolution est organisé par la classification : des mots-clés! La beauté de cet outil est qu’outre l’utilisation d’une arborescence de répertoires, vous pouvez définir et associer des mots-clés divers de votre choix à vos documents. Un outil de classement qui se transpose en outil de recherche!

La classification nous plaît!

La classification s’additionne permettant de rechercher vos documents par plusieurs critères. Vous ne l’utilisez pas encore? N’hésitez pas à placer une demande de soutien à notre équipe. Il nous fera plaisir de vous assister dans la mise en place de votre propre classification.

Une utilisation plaisante de la classification est celle du Statut de document. Voyez sur l’image ci-dessous, sur la gauche de l’écran, que plusieurs statuts sont disponibles: Révision, Approuvé, Rédaction. Ainsi, il est facile de suivre l’évolution d’un document de travail.

Par ailleurs, lorsque vous produisez des documents à partir du dossier avec vos modèles de documents, il est possible de leur attribuer une classification avant même la production! Ainsi, vos documents, par exemple une lettre, pourrait se retrouver automatiquement classifiée avec le statut « Révision », de type « Lettre » dans le répertoire « Correspondance » du dossier.

En bonus, la gestion documentaire permet d’ajouter des dates de référence et des notes aux documents. Les notes s’ajoutent sans limite et permettent à vos collègues d’avoir de l’information sur les documents sans même les ouvrir. Une méthode efficace de travailler en équipe.

Classement des courriels

Beaucoup d’information pertinente circule dans nos courriels, il est pratique de les enregistrer à nos dossiers pour référence future et même pour nos collègues travaillant sur le dossier. Ainsi, aucune information importante n’est perdue. De même que la gestion documentaire vous simplifie la vie pour le classement de vos documents, la gestion de vos courriels est facilitée.

En version installée, un complément Outlook est disponible vous permettant d’enregistrer et d’envoyer vos courriels directement au dossier à partir de votre boîte de courriel.

En version Web, les courriels peuvent toujours s’enregistrer, seulement dépendamment de votre boîte courriel, la méthode varie.

Des questions sur le sujet? N’hésitez pas à approfondir le sujet avec l’un de nos conseillers, il nous fera plaisir de vous montrer comment bénéficier pleinement de votre gestion documentaire incluse à tous les forfaits JurisÉvolution dès la version 8.1.5.