Wilson & Lafleur, qui en assure la distribution, a récemment rendu disponible une mise à jour. En réponse aux changements apportés aux procédures civiles, certains formulaires désuets en ont été retirés, et de nouveaux y ont été ajoutés, portant le nombre de formulaires disponibles à 508.

Voici quelques-uns des nouveaux brefs et actes que vous y retrouverez :

• Requête du défendeur en déclaration d’abus de la demande (art. 54.1 C.p.c.)

• Avis de convocation pour une présentation par voie téléphonique

• Bref suivant l’article 556 C.p.c.

• Avis au greffier du désistement de l’appel (ou d’une transaction ou d’une faillite ou du désistement du jugement porté en appel) en vertu de l’art. 14 R.C.A.

Vous pouvez commander la version complète ou la mise à jour de votre version actuelle par le biais du site Internet de Wilson & Lafleur.

Et la version électronique…

Cette mise à jour de la version papier entraîne la mise à jour de la version électronique du Formulaire de procédure civile, un logiciel de gestion documentaire qui résulte d’un partenariat entre Juris Concept, Confections juridiques M.T. et Wilson & Lafleur.

À titre d’ancienne secrétaire juridique, j’ai appris à travailler avec une machine à écrire… Préparer une requête ou un simple bref de subpoena était à cette époque une tâche longue et fastidieuse. Grâce à l’évolution des technologies, les secrétaires juridiques ont maintenant accès à de nombreux outils qui facilitent leur quotidien et améliorent grandement leur productivité.

Le Formulaire de procédure civile électronique est un de ceux-là. Outre les formulaires de procédure civile de M^e Francine Payette, ce logiciel contient tous les éléments du Manuel de la secrétaire juridique ainsi que plusieurs outils utiles à la rédaction juridique et à la gestion des dossiers.

Voici en résumé les principales nouveautés qui y ont été ajoutées :

• Nouveaux brefs et actes, incluant ceux exigés par certains tribunaux, avec les instructions de M^e Francine Payette et de moi-même.

• Lors de la préparation d’une citation à comparaître ou d’un avis de présentation, possibilité d’obtenir une date d’audition en ligne avec insertion automatique dans la procédure fusionnée et les coordonnées de son dossier.

• Nouveaux codes de fusion pouvant être appliqués aux modèles de bureau. Ainsi, après avoir confirmé un interrogatoire ou obtenu une date d’audition, les lettres de confirmation aux principaux intéressés peuvent contenir la date, l’heure et l’endroit provenant des données déjà inscrites pour le bref de subpoena.

• Meilleure centralisation des formulaires et instructions publiés depuis quelques années par les différents barreaux et tribunaux.

Juris Concept et Wilson & Lafleur sont des partenaires avec qui je suis fière de perfectionner ce produit, que je qualifierais d’assistant juridique virtuel. Si vous ne le connaissez pas, je vous invite à visionner la démonstration vidéo sur le site Web de Juris Concept pour le découvrir.

Au plaisir

Julie Tondreau

J’utilise le Formulaire de procédure civile électronique depuis sa toute première version. Dès le départ, j’ai senti que cet outil était promis à un bel avenir et qu’il m’aiderait considérablement dans ma pratique quotidienne.

Je pratique comme avocat solo. L’utilisation du formulaire électronique me rassure : il me fournit un cadre procédural standardisé et répond à plusieurs de mes questions d’ordre pratique.

Pour un article du Code de procédure civile, non seulement le logiciel génère le modèle de procédure, il l’accompagne automatiquement des documents afférents : affidavit, avis de présentation, endos, etc. Lorsqu’on est pressé par le temps – ce qui arrive souvent en pratique privée! – il est sécurisant de pouvoir compter sur un outil qui fournit un cadre sûr à l’intérieur duquel rédiger, et qui agit comme un aide-mémoire pour ne rien oublier.

Au fil des améliorations apportées dans les différentes mises à jour, le Formulaire de procédure civile électronique s’est raffiné. Il est devenu un outil de plus en plus sophistiqué et mieux intégré au logiciel Juris Concept, que j’utilise pour la gestion de mon temps, de mes travaux en cours et de ma facturation.

L’intégration de ces deux produits est remarquable et permet au Formulaire de procédure civile électronique de donner son plein rendement. Ainsi, lorsque pour l’ouverture d’un dossier, je saisis avec minutie le nom de mon client, de la partie adverse et de son procureur ainsi que le numéro du greffe, ces données sont par la suite automatiquement fusionnées dans le formulaire de procédure civile. Du temps est épargné, et des risques d’erreurs humaines sont éliminés.

Je considère que le Formulaire de procédure civile électronique n’est pas une dépense, mais un investissement qui simplifie et rend plus agréable la vie du praticien.

M^e Jean-Yves Côté, Illico

Le programme de formation, basé sur une nouvelle « approche par compétence », place l’élève en simulation de travail. La direction a choisi de mettre le module Formulaire de procédure civile électronique/Clé juridique au premier rang de leur enseignement parce qu’il fournit aux élèves un important support dans l’apprentissage des connaissances en technique juridique.

Grâce à cette décision, les étudiants ont maintenant à leur disposition un outil de gestion complet et efficace correspondant à la réalité du marché du travail.

Lavery, récemment déclaré cabinet régional numéro 1 au Québec par le Canadian Lawyer, a été, le 5 décembre 2008, le premier bureau d’envergure au Québec à se doter de la version électronique du Formulaire de procédure civile de M^e Francine Payette.

Depuis, le Formulaire de procédure civile électronique est à la disposition des employés des bureaux de Montréal, Québec et Ottawa. Principalement utilisé par les adjointes juridiques, il est aussi disponible pour tous les avocats qui en font la demande.

Toujours à l’avant-garde et soucieuse d’offrir la meilleure des expertises aux utilisateurs du Formulaire de procédure civile électronique, Manon Robert, formatrice administrative au sein du cabinet, apprécie particulièrement la fonctionnalité du logiciel qui permet de modifier les formulaires proposés par M^e Payette.

Grâce à cette fonction, elle peut bonifier chacun des 512 modèles proposés afin qu’ils répondent aux exigences particulières du bureau (typographie, rappels, champs formulaires, etc.). En choisissant le Formulaire de procédure civile électronique, Lavery a opté pour une façon simple et efficace d’uniformiser l’ensemble des documents produits par ses différents bureaux.

Le cabinet apprécie également la mise à jour automatisée des changements apportés à la version papier et l’assurance de toujours être conforme aux modifications législatives ou aux nouvelles règles de cour.

La société Bernard Brassard utilisait depuis plus de 10 ans un autre système de gestion développé au Québec. Il était devenu impératif pour eux de moderniser leur technologie et leur principal outil de gestion.

Il aurait été possible pour eux de migrer vers une version plus récente du système qu’ils utilisaient. Ils ont cependant préféré reprendre l’analyse des produits disponibles sur le marché afin de s’assurer d’utiliser la solution de gestion répondant le mieux à leurs besoins. Ils ont finalement retenu la solution offerte par Juris Concept.

La convivialité du logiciel, les nombreux rapports statistiques et le Formulaire de procédure civile Wilson & Lafleur ont été les principaux éléments à l’appui de leur décision.

Le plus grand enjeu pour ce bureau consistait, d’abord et avant tout, à garantir la récupération complète de toutes les transactions de l’ancien système. Un historique de plus de 10 ans, quelques 25 000 dossiers, 700 000 interventions, l’historique de la comptabilité générale et toutes les informations nominatives nécessaires pour se doter d’une nouvelle base de données de gestion des conflits d’intérêts.

« Grâce à la qualité de leur produit et à l’expertise de leur personnel, l’implantation et la mise en service du logiciel Juris Concept ont été réalisées exactement comme on nous l’avait représenté.

Après seulement trois mois d’utilisation, il est évident que ce logiciel deviendra la pièce maîtresse de toutes les opérations de notre étude.

En bref, M. Larochelle et son équipe ont fait un travail remarquable. »

Louis-Denis Laberge, Associé directeur

Pour Juris Concept, la préparation de cette transition a débuté au cours du mois précédant le jour prévu pour l’implantation. L’implantation s’est ensuite réalisée le jour prévu, sans aucun délai.

Pour l’équipe de Juris Concept, ce cas représente un très bon exemple d’une implantation réussie malgré toutes les craintes qu’un tel changement génère auprès des employés du client. L’importance donnée à la formation adéquate des employés a par ailleurs contribué au succès de la transition.

Client depuis 2008

La problématique de ce contentieux était très particulière en raison du fait qu’il était nécessaire de gérer plus de 400 formulaires spéciaux pour supporter les activités courantes de ses 112 employés répartis dans les bureaux de Québec et de Montréal.

Les différents problèmes mentionnés à l’origine étaient les suivants :

• La difficulté de contrôler l’uniformité des documents produits par les employés
• Les erreurs fréquentes dans les contenus
• La difficulté de recruter des adjointes juridiques expérimentées
• Le manque de ressources pour bien encadrer le personnel de soutien moins expérimenté

C’est à l’occasion d’une démonstration du Formulaire de Procédure civile électronique développé par Juris Concept que le directeur du contentieux a réalisé qu’il y avait peut-être là une solution à tous ses problèmes.

Même si les 512 formulaires de procédure civile étaient d’un intérêt certain pour eux, il fallait avant tout réussir à intégrer les 400 modèles spécifiques au contentieux de Revenu du Québec. D’importants travaux de développement ont été réalisés par Juris Concept au cours de l’été 2008 pour répondre adéquatement à ce besoin.

Après 2 années d’utilisation, M^e Larivière, directeur du contentieux, mentionne d’abord un gain important de productivité. Parmi les autres gains, soulignons :

• La standardisation des documents originant des bureaux de Québec ou Montréal
• L’encadrement juridique disponible en ligne grâce à la Clé Juridique (version électronique du Manuel de la secrétaire juridique)
• La facilité d’apprentissage pour les nouveaux employés, parfois avec peu d’expérience du domaine juridique

Les programmes de formation offerts par le collège sont axés sur la technologie. Le collège préconise ainsi l’utilisation de logiciels dans chaque cours afin de répondre adéquatement aux besoins du marché du travail.

Les professeurs ont choisi de migrer vers Juris Concept pour la convivialité de son système de gestion documentaire, l’accès à la version électronique du Formulaire de procédure civile et son module de comptabilité générale.

La salle de droit du Collège François-Xavier-Garneau accueille plus de 200 étudiants par session.

Établissements enseignant Juris Concept

• Collège François-Xavier-Garneau, Québec – 200 inscriptions par session
• Cégep régional de Lanaudière, L’Assomption – 145 inscriptions
• Collège Ellis, Drummondville et Trois-Rivières – 100 inscriptions
• Collège Supérieur de Montréal – 105 inscriptions
• Collège Ahuntsic, Montréal – 375 inscriptions
• Centre de formation professionnelle Pierre-Dupuy, Longueuil – 20 inscriptions
• Confections Juridiques MT, Québec et Montréal
• Centre de formation professionnelle Performance Plus, Lachute – 20 inscriptions
• Collège Bart, Québec – 90 inscriptions
• Centre de formation professionnelle de la Pointe-du-Lac, Salaberry-de-Valleyfield – 20 inscriptions
• Collège de Valleyfield, Salaberry-de-Valleyfield – 35 inscriptions
• Émica de Montréal – 45 inscriptions

1. Le rapport comptable annuel
2. La vérification de l’identité des clients et la fiche client
3. L’émission des reçus

Le rapport comptable annuel

Le directeur de l’Inspection professionnelle du Barreau du Québec exigera dorénavant un compte rendu des transactions de la dernière année pour chacun des quelques 5000 comptes en fidéicommis gérés par les avocats. Selon nos informations, tous les détenteurs de compte en fidéicommis devront se soumettre à cette demande au moins une fois par an. L’objectif poursuivi étant probablement d’assurer une rigueur constante dans la gestion de tous les comptes en fidéicommis.

Les demandes du directeur de l’Inspection professionnelle seront échelonnées sur les 12 mois de l’année et mentionneront la période pour laquelle vous devrez produire ce rapport annuel, sans égard à l’année civile ou à votre année financière. Il devrait s’agir des 12 derniers mois complets précédant la demande. Vous disposerez alors d’un délai de 30 jours pour transmettre votre rapport.

Que doit contenir ce rapport?
Il s’agit dans les faits d’une conciliation bancaire annuelle présentant un sommaire mensuel des recettes et des déboursés pour chaque compte en fidéicommis. Ce rapport nécessite en plus de distinguer les comptes généraux des comptes particuliers et de gérer les dates d’ouverture et de fermeture de chaque compte.
Pour plus de détails, voir le modèle de rapport comptable annuel proposé par le Barreau.

La vérification de l’identité des clients et la fiche client

Concernant la vérification de l’identité des clients, le règlement apporte peu de changement lorsque le client est une personne physique.
Toutefois, lorsqu’il s’agit d’une société, vous devrez, notamment, et dans certaines circonstances, obtenir le nom de tous les actionnaires détenant plus de 25 % des parts de la société. Vous trouverez plus de détails à cet effet à la page 8, point 23, du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats.

L’utilisation d’un modèle de fiche client bien défini peut contribuer à vous conformer aux exigences en matière de vérification de l’identité. Vous pouvez à cet effet consulter les modèles de fiche client Word et PDF proposés par le Barreau.

L’émission des reçus

Selon le nouveau règlement, toute somme perçue en argent devra dorénavant faire l’objet d’un reçu, dont vous devrez conserver une copie. Pour les montants en espèces supérieurs à 7 500 $, vous devrez de plus transmettre une copie du reçu ainsi qu’une déclaration signée au directeur de l’Inspection professionnelle.
Voici les modèles proposés par le Barreau pour ces deux pièces justificatives :
Reçu d’une somme en espèce
Déclaration relative à une somme reçue en espèces de 7500 $ ou plus

Dans le but de bien comprendre ce nouveau règlement et ses implications dans votre quotidien, nous avons tenu quelques séances de travail avec des représentants du Service de l’inspection professionnelle du Barreau du Québec au cours de l’année 2009.

Le fruit de ces séances a été le développement de nouvelles fonctionnalités permettant de vous conformer sans casse-tête aux exigences du nouveau règlement en ce qui concerne la comptabilité et ce qui peut être géré avec un logiciel de gestion.

Je vous invite ainsi à découvrir comment Juris Concept, logiciel de gestion pour les avocats, répond aux exigences des trois éléments expliqués précédemment ainsi qu’aux autres aspects du règlement.

En vous confirmant notre engagement à continuer de faciliter votre gestion quotidienne avec un logiciel fiable et performant, je vous convie personnellement à me faire part de toute suggestion à remy.larochelle@jurisconcept.ca.

Au plaisir 
Rémy Larochelle
Président